独立開業コラム:住所録

ビジネスをする上で、住所録は欠かせない。Macをお使いなら、なにも考える必要もなくMailとアドレスブックで最小限の作業をこなすことができると思う。

予約をもらった際など、住所等の連絡先をメールで送ってもらうことが多いだろう。
Macの「Mail(標準のメールアプリ)」は、住所や電話番号などが記載されたメールを開くと、自動的に認識して「薄いグレーの点線」で囲って表示される。小さな▽マークをクリックすると、
「新規連絡先を作成」というメニューが表示されるのでクリックする。

すると「アドレスブック(標準の住所録アプリ)」が自動的に起動する。すると自動的に住所やメールアドレス等が入力されている。多少、訂正が必要になるがほとんどコピペで済むので手入力によるミスもない。あっという間に入力は完了する。

#もし、ここで入力しおわったデータを再度編集する時に便利なTipsを。
アドレスブックは、データの件数が増えてくると「今、入力しおわったデータ」を探しだすのがなかなか大変だ。そんな時には、
「新規スマートグループ」を作成する。そして、「カード が 1週間以内に変更された」と条件を設定する。そうすると、このグループには最近(一週間)以内に登録や内容を更新したデータのみが表示される(任意の期間に変更できる)。こうしておけば、大量のデータがあっても常に最近入力したデータのみ表示され、見つけやすくなる。

#他のアプリケーションで住所録を管理し扱いたい場合はどうするか。
その場合でも、ひとまず「アドレスブック」に登録しておくことをお勧めする。
というのは、Mailとの連携機能を活かしてアドレスブックに登録する手間は本当に最小限で、他のどんなアプリを使うよりも便利で手間がかからない(ミスもない)。とにかく登録は常にアドレスブックで行うようにする。その後で、登録他のアプリにデータを移行させる。その方法は、メニューの「書き出す」を選択するだけ。vCardという形式のデータが作成される。これを他のアプリで読みこめばOK(一般的な住所データを扱えるアプリはたいていvCard形式を読み込めます)。

#印刷について
アドレスブックで住所一覧を出力することはできるしラベルシールにも出力できる。ただしラベルシールの任意の位置に印刷することはできない*ようなので、その必要があればなんらかのアプリを導入する必要があるだろう。

*少なくともMacOS10.6以前ではできなかった。

独立開業コラム:HPを立ち上げる

自分でできない、という人がほとんどかもしれない。が、最近は15分で誰でもできる…というサービスがあるので是非、トライすべきでしょう。15分で、というのはけして誇張ではないので。
ただ、HPを簡単につくれるということは、敷居は低いが「機能の制約を受ける」ことも確実なので、そのあたりをできるだけ考慮しておくといいのでは。

今後、HPを立ち上げる際に一番考えて欲しいのはスマートフォン対策でしょう。携帯はいずれすべてスマホに移行する。そうすれば現在でいうところの「HPの携帯対応」は必要がなくなり、どちらかといえばスマホでより見やすいHPを提供できるかどうか、が重要になってくる。おそらく、今後はどのHP制作サービスの対応してくるのは時の流れなので、さほど心配はないと思う。なので、携帯の対応をどうするかはあまり心配せず、とにかくHPを早く立ち上げてなにかしらコンテンツを書きためていく、というのが大切だと思います。

・ひとまずパソコンで見る為のHPをなんらかのサービスを利用して15分ほどで用意する。
・そのサービスが携帯に対応しているかどうかは気にせず、コンテンツを増やしていく。
・携帯の人になにか情報を発信したい場合は、ブログを携帯対応のサービスを選ぶ、あるいはメルマガを発行するなどしてフォローしていく。
・いずれ世の中がスマホに移行したら携帯対応は休止して、情報発信は一本化する。

3年から5年ぐらいで大きく携帯市場はシフトしていくと思うので、そんなに年月はかからないでしょう。携帯の人に送れる情報はメールでもWebでもさほど多くないので、別途対応しても手間はそんなにかけなくても大丈夫なので、当面はパソコン向けと二本立てでも回していけるでしょう。

また、ブログ(あるいはメルマガ)は3年も書けば結構なコンテンツになります。それが資産になり、アクセス増加につながるのでコツコツ書き溜めましょう。

独立開業コラム:必要なアプリをどう入手するか。

私が自営で自立していこうという方に絶対的にMacを勧め、それ以外のPCは使うべきではないとまで断言してはばからないのはたくさんの理由がある。ただ単に自分の趣味や好みで言っているのではない。無数にある理由のひとつはこれ。アプリの入手が容易だということ。

仕事でパソコンを使う上で、なにが必要になってくるか。本体、プリンター、ネット回線がそろえばあとは「実務」でしょう。実際のところ、実務にはなにが必要なのか。パソコンというのは、使い方によってはものすごく便利な道具になる。ところが自分で工夫もできず、そのやり方もわからないまま放置しておくと、調教しないじゃじゃ馬と同じで使いにくいことこの上ない。ただ、それ以前に「必要なものが手にはいるのかどうか」という次元で、Macには「Mac App Store」という素晴らしい仕組みが用意されている。

OS10.6以降であれば最初からApp Storeというアプリがインストールされていて、Appleが提供するアプリケーションをオンラインでダウンロードできる。仕事でも使えるアプリが格安で入手できる。

最近、かなりびっくりしたのは・・・私が音楽制作で開業当時から使っている「Logic」というアプリ。これは以前はプロでも一部の人しか使っていなかった(高性能すぎて使いこなせない、という人が多かった)。かなり高価なアプリなのに加え、さらに拡張する為にいろいろ買いたして、数十万円の投資になったと思う。その後、AppleがLogicのライセンスを買い取って純正アプリになった。(それまではAppleではなくEmagicという会社から発売されていた)その時点でかなり安くなった(半額ぐらい)のだが、最近になってApp storeで販売されるようになり、なんと今では1万円台です。時の流れとはいえ、信じられない値下がりです・・・。

普通にビジネスで使う為のちょっとしたアプリなら、高くても数千円だし、より便利に仕事をする為にツールなら数百円、あるいは無料で手にはいる。アップデートも自動。信頼性も高い。なにより、ワンクリックで自動的にインストールされ、その場ですぐ使い始められる。

そんな素晴らしい完成された環境を選ばない理由がなにかあるのでしょうか・・・。

独立開業コラム:プリンター選び

Macを無事に手にいれたとして、他にはなにが必要だろうか。プリンターだ。これがなければパンフレットや資料や名刺が印刷できないではないか。

プリンターはいまやインクジェットが主流。写真も年賀状もなんでも自分で印刷できる時代。便利だが、便利さには必ず裏があるもの・・・

メリットは少量の印刷物を手軽に、手元で印刷できることだ。プライベートで使うなら、そのメリットがとても有難いのだが、仕事で使う場合に注意が必要なのは以下の点。
・ランニングコスト
・メンテナンス
・故障時の対策

まず、ランニングコストだ。すなわち「インクのお値段(写真あるいは書類を1枚印刷するのにかかるコスト)」だ。インクはけして安くない。もし大量にパンフレットを印刷すれば、あっというまにインク切れになり交換しなければならない(えてして安いプリンターはインクがすごく高いので要注意)。事前によくコストを考えておいたほうがよい。これは量販店にいくと、メーカーや機種毎の印刷コストが表示されているし、カタログにも明記されているので簡単に比べられる。自分でもインクカートリッジの単価*をだいたい調べておいたほうがよい。また、インクを自分で補充**することができる場合もある。補充ができればかなりコストを抑えられる。

*インクカートリッジには、メーカー純正品と「互換品」というのがある。前者は新品。後者はリサイクルされた製品で純正品ではない。値段が違うだけで、普通に使うぶんには違いはわからない。そもそも違いを気にする人は互換品を買わないだろう。ただ、経験的には互換品を使いつづけていると「故障」が起きやすいように思う。ただ、これは統計をとったわけではなく、あくまでも感覚的なもの。もっともメーカー純正品を使い続けていても、やはり故障したのかもしれないし、本体の個体差ということもある。なんともない人もいるようだ。ホームセンターなどでもよく見かけるので、問題なく使えると判断してよいと思う。

**補充用のインクはすべてのメーカー、カートリッジに使えるわけではない。量販店にいくと補充用のインクがずらっとならんでいるが、一般的には「最新の機種」には対応していない場合が多いようだ。補充用キットは、誰でも簡単に作業ができるように作られているので、一手間を惜しまないのであれば、コストは非常に抑えられて良い。ただ、補充できる限界があるので(普通は2〜3回ぐらいか)、もし補充してうまく印刷できない場合は新品のカートリッジに交換したほうがよい。

次にメンテナンスは、素人ができることはすくない。印字がかすれたら「クリーニング」というのを実行する。その程度だろう。インク切れでもないのに印字がかすれる、汚れる、という場合は説明書を確認して自分で清掃できる範囲でしてみる。

故障した場合はメーカーに修理を依頼する。メーカーによっては「ピックアップ&デリバリー」をしてくれたり、修理代金も一定額だったり、いずれにしてもきちんと対応してくれるはずだ。
ただ、仕事で使う場合、何日も使えなくなるのは困るので、年数が経過して故障した場合は寿命だと思って買い換えたほうがよいように思う。

総じて、名刺も綺麗に印刷できるし、資料や簡単なパンフレットも印刷できる。最近のインクは、水濡れにも強くなってきた(以前は普通紙では綺麗に印字できなかったし、少しでも水分がつくとすぐにじんでしまった)。通常の範囲なら、家庭用の普及機で十分に使える。ただ、ある程度の部数を印刷する場合はコストをよく計算したほうがよい(大量に印刷する場合は、業務用としてインクコストの安い製品がある)。大量に印刷するなら、原稿を自分でつくって業者に出したほうが安くなる。また写真や発色のよい出力をしっかり行いたいなら、コンビニやカメラ屋の出力サービスを利用する手もある。

更にいうと、普通の書類ですら今はコンビニで出力できるサービスがある(音楽関係の知人は、譜面はいつもコンビニでプリントしてスタジオに持参している)。

なにがなんでもプリンタがなければ仕事にならない、というわけでもないので自分の需要にみあった選択を心がけたい。

独立開業コラム:Mac選び

あいかわらず「Apple」ブランド限定で申し訳ない。
もし、デスクでPCを使うということなら、場所もとらず小型で高性能で安く済ませるにこしたことはない。iMacはオールインワンですべてついてくる。他になにも買わなくてもよいぐらい。でも最も安いMacは「Mac mini」という機種。ただし、これにはキーボードすらついてこない。逆に自分で自由に選べるのはメリットでもある。
・Mac mini本体
のほかに、
・キーボード
・トラックパッド
・SuperDrive(外付けDVDドライブ)
をオプションで購入する。
あとは、市販の液晶ディスプレイを量販店(あるいはamazonで)で調達する。今は24インチサイズが最も手頃だ。おすすめブランドはIIYAMA。安くても品質には定評がある。
全部合わせても8万円台で済むはず。自宅で仕事をする為に必要なスペックとしては必要十分な性能だろう。Macは高かったが、今ではけして高くない。もっともWindows機はノーブランドなら更に安く購入できるが、OSがまったく違うことやアプリケーションを買い足すことを考えるとAppleのほうがトータルでのコストは安くなっているように思う。

独立開業コラム:マウス選び

PC関連の話題が多いのですが。自営でPCを使うなら是非考えて欲しいことなので、とりあげます。「マウス」です。

もし、Appleを選ぶならMacBookAirも素晴らしいパソコンなので検討すべきかもしれません。あんなに薄くて軽いのに、ひと通りのことをこなすのに、なんの問題もないのですから。ただ、より広い画面が欲しくてデスクトップに設置するほうがよければiMacがいいと思う。

Airもそうだけれど、Appleのノートパソコンは「トラックパッド」がキーボードの手前についている。秀逸なのは指を二本、あるいは三本使った動作に反応すること。画面やウィンドウを切り替える動作に割り振っておいたりできるので、片手でかなりたくさんのコントロールができる。トラックパッドの利点は、マウスのように机の上に広いスペースを必要としないこと。もはやケーブルをひきまわすマウスを使う利点も理由もなくなりかけていると思う。iMacをマウスで使っている方はトラックパッドを検討してみたほうがいい。はるかに使いやすいと思う。(Magic Trackpadとしてオプションで購入可能。)

デスクワークで、つかにくいマウスを毎日使い続けていくと、小さな積み重ねも次第に膨大な時間やエネルギーのロスになっていく。少しの投資と、少しの操作に慣れる時間でずっと効率よくストレスのない操作が可能になるなら、是非環境を変えたほうがいいだろう。

Appleのトラックパッドはワイヤレスで単三電池二本で動く。もちろんエネループが使える。エネループは予備を常に充電して保存しておくと、いつでも交換できて便利だ。

個人的には、エネループをデスクに必ず2〜4本、バッグにも2本いれてある(こちらはiPhoneの緊急充電用)。おかげで最近はほとんど乾電池を買わなくなった。

ちなみに、エネループは単三が一般的だが、いざという時は単二や単一電池の代わりにもなる(スペーサーを使う)。最近は防災グッズとしてスペーサーも出まわるようになっている(懐中電灯は単一が多く使われている)。

#尚、個人的にはトラックパッドだけでは操作しにくいアプリケーション(音楽関係)があるので、トラックボールという入力デバイスを併用しています。もうこれからの人生でマウスを使うことはなさそうです。

独立開業コラム:確定申告

個人的なことになるが、脱サラをして、半年後にはサロンを立ち上げた。確定申告をどうしていいかわからなかったので、当てずっぽうで会計事務所を探して相談に出向いた。それ以来、毎月及び年末には諸々の税務処理をお願いしている。

税務について専門家にお願いしたのは、同時期に会社を離れて独立した仲間たちも皆、確定申告は専門家に依頼して自分達は本業に専念していたから。監査費用も彼らから教えてもらっていたので、さほど敷居は高く感じなかった。それに確定申告に関する本も何冊か読んであったのだがとても自分で手続きできるとは思えなかった。

実際、1年、2年と年度を重ねるにつれ、絶対に自分では無理であったことが明らかになっていった。その理由はざっと以下の通り。
・税法は毎年変化する
当たり前のことかもしれないが…社会人になって18年間というもの、会社にすべてを任せきりで、自分で税金や社会保険のことを考えたことも理解する必要もなかった。自分がどれぐらい税金や年金を負担しているのか、ほとんど把握していなかったのだ。そんな自分が税制の変化についていけるはずもない。報道をみて知っても自分のケースではいったいどれぐらい滞納額が変わるのかイメージすることは容易ではない。
制度が変わればいち早く対応してもらえるので大助かりである。

・翌年の納税額を正確に算出してくれる
この事は非常に大きい。数ヶ月前に予測できていれば、心づもりもしやすい。おかげで納税通知書をみて青くなったことは一度もない。

・節税
当然ながら、節税(脱税ではないよ)のことを本当によく考えてもらえる。素人の自分がいくら考えても、何冊本を読んでも到底できなかったであろう節税の知恵を貸してもらえた。もし、それがなかったら支払う必要のない税金を払っていたと思う。特に開業してから数年間は節税につながる要因が多いので、事業が安定するまでの2〜3年だけでも監査してもらう意義は大きいかもしれない。

・社会保険や融資や法人化の相談
お金の動きをすべて客観的にみてもらっているので、支払っている社会保険の手続きのことについてもひとまずの相談窓口になってもらえる。もし融資を受けたければその可能性を打診したり、適当な窓口を教えてもらえる。法人やNPO登記についても同様。本を読むだけではけして得られないリアルで信頼できる情報を直接受け取れる。

税務を依頼する際の費用についてはほぼ報酬額は一定していて、高くとられることもなければ、ずっと安く済むということもない世界のようだ。

確定申告の書類を書く時だけ、知り合いに手伝ってもらい安く済ませている人もいるのかもしれないが、結果的に損をしているのかもしれず、あまりお勧めできないなと思ったことがある。特に初めて自営で起業する方については、必ず一度は専門家に相談することを強く強くお勧めします。

独立開業コラム:写真の工夫

なんでも自分でやるっていうのは、実はけっこう大変。大変なんだけれど、それでも自分でやれることはやっていくとメリットもたくさんある。たとえば文章が苦手でブログやツイッターはどうも、という人の場合、それでもなにか自己表現をしていかないとお客さんとしては、判断できる材料がなくてアプローチしにくくなってしまう。写真なんかはかっこうの材料だと思う。今は誰でも携帯をもっていて、なにかしらパシパシ撮影しているのではないだろうか。

写真をうまく見せることも、サロンやお店のイメージを伝えるよい方法だし、自分がどんな風景を見ているのかをそのまま伝えることは、ある意味、とてもよい自己紹介にもなる。写真というのは、本人が思っている以上に撮影した人の性格やその時の心理状態が現れているものだ。自営業っていうのは「自分」が商品なんだよ。人は「自分」の経験や能力や資質をかってくれるからお客さんになってくれる。だから、オンリーワンの商品である自分をきちんと説明することはすごく大切。

せっかくなら、ある程度綺麗な画像で撮りたいもの。かといって開業するとなにかと経費がかかるからよい写真を撮るため、わざわざ使いこなせないかもしれない一眼レフを買うのもどうかと。そこで、こんな工夫もあるよ、というお話。

イザワオプトのレンズは、とても性能がよい。それでいてすごく安い。このレンズをiPhoneやスマホにつけて、すごくかっこいい写真を撮っている人は多い。映像はレンズで大きく表情が変わるし、人と違う画角の画像ならちょっと表現もしやすくなるかもしれない。

気軽に毎日スナップを撮影してブログやツィッターにアップしていくだけでも、必ずファンになってくれる人はいるだろう。撮影する対象がない人は毎日、空を撮ってみるのもいいのでは。自分もこれといって撮りたいものがないと、だいたい空にむけてシャッターを切っているのです・・・

独立開業コラム:PCメンテ

独立開業して10年ですが、パソコン歴は30年以上なので一般の人よりはずっと詳しいです。自分にとっては普通のことが、皆さんの為に役にたつのなら…ということで、連載しないかもしれないけれど今日はHDDのメンテナンスのお話など。

自営でサロンを開いたり、お店を持ったりするとパソコンを使わないわけにはいきません。あらゆる事務仕事やブログ更新やメールはSNSなどはパソコンがなければ始まりません。最近は高性能なパソコンが安くなったので、消耗品と考えて壊れたら買い換えると割りきってもいいぐらい。それでも安くてそこそこ高性能なので、通常の作業なら2世代ぐらい前のパソコンでも全く問題なく仕事に使えます。もし見た目で選びたいならiMacはなかなかおしゃれでいいと思う。中古で綺麗なものを探すのもいい。経験的には本体が壊れてしまうことはあまりない。注意すべきは内蔵のハードディスクドライブ(HDD)。HDDは消耗品。自分の場合は2年以上は使わない。それ以上経過すると、いつ故障してもおかしくない、と思うことにしている。実際には3年でも4年でもあまり壊れるものではないんだが、稀に1年でも壊れることもある。でも、とにかくHDDはいつか必ず壊れると思って対策すべき。なぜかというと、貴重なデータが失われたりするし、時に大事な文章を作成中などに(よりによって肝心なときに壊れることがよくある)故障すると大変にショックだ。部品としては、たかだか数千円の代物の交換をケチってはいけない。

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今日も古いiMacのHDDを交換してメンテナンスした。なかにホコリが溜まっているので、エアーで吹き飛ばして綺麗にしておく。ホコリがたまるとファンが異音を発したりする場合もあるし、時に本体が故障する原因になることも。これでまだ数年は現役でいけるだろう。

自分で交換できない人は、札幌なら「DO-夢」というPCショップにもっていくといい。ここはMacに詳しいスタッフがいて、どんな要望でも迅速に対応してくれる。ここで無理といわれたらあきらめればいい。

Macを仕事で使う人は、必ず外付けHDDを用意してTime Machinを設定しよう。
・外付けHDDを選ぶポイント
形や基本的な性能はあまりこだわらなくていいと思う。今はどのメーカーのどの機種もかなり性能がよいので。ただ、静音性にこだわるなら、より静かな製品をクチコミ情報で確認して選ぶのもいいかもしれない。わからなければ上記ショップで相談してもいいかもしれない。
押さえておきたいポイントとしては「容量」ぐらいか。内蔵HDDが500Gだったら、それより大きいHDDを選ぶ必要がある。今なら1TB(=1000GB)を選ぶのが手頃かな。(容量が大きいHDDが必ずしも高価ではない。一番、生産量が多いものが安くなっている。)だいたい1万円以内で手にはいる。通常は買ってきたら接続して「環境設定」でTime Machine*を「入」にするだけでいけるはず。これで本体のHDDが万が一全損しても簡単に復旧できる。
もちろん、外付けHDDも数年に一度は新しいものに入れ替える。次第に余っていくのだが映像などの保存用にしてもいい。

*Time MachineはMacのOSに標準で搭載されている自動バックアップ。稼働した日からつい数分前に至るまで、あらゆるデータを過去にさかのぼって記録してくれている。文章を書いたり、映像を編集したりしていると、なぜかデータが壊れていることがある。そんな時に、少し前のデータを保存しておけば、と後悔することがあるのだがTime Machineは簡単に任意の過去のデータを復元してくれる。いざという時に助かった!という経験が何度もある。仕事でパソコンを使う人は必ず保険として稼働させておいたほうがいい機能だ。

#おじさんの思い出話
HDDというのは、ずっとずっと昔は本当に大きくて、重かった。それでも当時はたくさんのデータが高速に取り出せるので、大変重宝したものだった。仕事場所を引越しする時など、パソコンは業者さんにまかせても各自HDDだけは両手で大事に抱えて移動したものです。ショックや静電気にも弱くて、実際に故障も頻繁だった。冬の雪道、HDDを両手でかかえてそろそろ歩いたり。出張の時など手荷物検査で怪しまれながらも強引に機内に持ち込み、ずっとひざに抱えていたものです。